Certes les fichiers Excel sont gratuits (à condition d’avoir une licence Office ou un abonnement Office 365), mais ils ne sont pas très pratiques pour gérer les données de vos clients et prospects.

Ce qu’il vous faut c’est un outil de CRM (Customer Relationship Management) pour automatiser votre gestion de la relation client.

 

Mais faut-il choisir un logiciel CRM gratuit… et un CRM « gratuit » est il vraiment « gratuit ?

 

C’est à cette question que nous allons répondre dans cet article, en découvrant notamment les limites d’un CRM gratuit.

 

Un CRM open source n’est pas forcément gratuit

Bien que les deux termes puissent prêter à confusion, il y a bien une différence entre CRM gratuit et CRM Open Source.

 

En effet, tous les logiciels gratuits ne sont pas open source pour autant, et un logiciel open source peut être payant.

 

Pour ne plus faire l’amalgame, retenez que :

 

• Un CRM gratuit est, comme vous l’aurez deviné, un CRM que vous pouvez utiliser intégralement sans rien payer. On parle souvent de « freeware » ( « gratuiciel » c’est-à-dire un logiciel offert mais sans service comme du support, du paramétrage…) . Il n’y a aucune confusion possible à ce niveau. Vous ne payez pas le logiciel, mais le plus souvent vous allez payer des prestations en plus pour l’héberger sur un serveur, et pour le paramétrer. Un CRM gratuit peut être gratuit en « freemium », c’est-à-dire que la version gratuite est limitée en termes de fonctionnalités afin d’inciter les utilisateurs à passer à la version payante. C’est par exemple le cas d’Hubspot dont le CRM est « gratuit » mais avec des limitations (nombre de documents, tracking de site web…).

 

• Un CRM Open source, par contre, signifie littéralement que le code source de la solution CRM est ouvert. Ce qui veut dire que tout le monde (… enfin, tout développeur) peut accéder librement au code source du programme et le modifier pour l’améliorer ou l’adapter à ses besoins. On parle souvent de CRM libre dans ce cas, d’où peut être la confusion. Mais « libre » ne signifie pas « gratuit ». Par exemple Vtiger CRM est un logiciel de CRM open source, mais la version hébergée par l’entreprise est à 30 € / mois. Open Source ne veut pas dire gratuit, mais simplement que tout le monde peut accéder au code, et donc participer au développement.

 

Logiciel CRM gratuit… mais seulement pour le test, ou avec des limitations !

 

Il suffit de taper « CRM gratuit » dans Google pour voir apparaître une longue liste de liens, sponsorisés ou non, qui proposent du CRM gratuit.

Mais ne vous y méprenez pas, car la plupart de ces solutions sont gratuites seulement pour un essai.

 

En d’autres termes, si vous voulez les utiliser pleinement, il va falloir payer.

 

Ces « CRM gratuits juste pour tester » ont souvent diverses restrictions pour en limiter l’usage :

 

• Nombre de contacts, de produits ou de postes limité. Ainsi, vous êtes obligé de passer à la version payante du CRM si vous voulez lever ses limitations.

 

• Des fonctionnalités en options. Vous ne disposez que de quelques fonctionnalités de base en mode gratuit. Mais très vite vous sentirez le besoin d’avoir d’autres fonctionnalités pour travailler plus efficacement (outils de paramétrages, de tableaux ou d’analyse plus spécifiques par exemple). Et pour les avoir dans votre CRM, il faudra payer !

 

Le seul Outil de CRM 100% gratuit et 100% complet est générale « on premise », utilisable seulement sur votre serveur ou votre PC

 

Dans la famille des « CRM gratuits pas vraiment gratuits », il y a également les solutions dites « on premise ».

 

Par opposition à un logiciel en mode SaaS, le logiciel On Premise nécessite d’être installé en local, c’est à dire sur les propres serveurs de l’entreprise ou sur son propre PC.

 

Dans ce cas, la solution CRM est gratuite à télécharger.

 

Mais c’est à vous d’en assurer l’intégration sur vos propres serveurs, la maintenance, la sécurité, la sauvegarde, le stockage…

 

Tout cela va naturellement vous coûter des ressources, on ne peut donc pas parler véritablement de gratuité ici aussi.

 

De plus, un CRM on premise a un inconvénient très embêtant : les limitations d’accès à distance, la gestion de la mobilité… .

 

En effet, avec ce type de solution fonctionnant en local, vos collaborateurs ne pourront pas toujours accéder facilement au logiciel à distance (il faut gérer un VPN ou des accès sécurisés au serveur).

 

Vous devrez donc bien vérifier comment accéder au CRM à distance et au travail collaboratif.

En résumé !

 

Si l’idée d’un CRM gratuit peut être très tentante, il faut cependant faire attention aux pièges de la notion de « gratuité ».

 

Car en réalité un CRM gratuit n’est JAMAIS gratuit, sauf si vous l’installez sur votre PC ou votre serveur, et que vous faites TOUT vous-même (personnalisation, formation, paramétrage..) !

 

Par exemple, vous pouvez télécharger le CRM open source « Sugar CRM », mais pour ne rien payer vous devrez l’installer sur votre propre serveur (en faisant bien attention à configurer des sauvegardes de vos données & votre paramétrage, à sécuriser les accès…), et ensuite vous devrez passer des heures (voire des jours) à vous auto former et à tout paramétrer.

 

Vous pouvez aussi utiliser la version « gratuite » de Zoho CRM, mais cette version est d’une part limitée à 10 utilisateurs (ce qui est déjà bien me direz-vous), cependant le problème c’est que cette version ne permet pas de gérer des prévisions de ventes, de créer des groupes d’utilisateurs (équipes commerciales), de faire de l’emailing, de gérer un service client (SAV, tickets…), de faire des devis & commandes, d’avoir des rapports personnalisés, d’avoir vos propres tableaux de bord, vous avez 1 Go de base de données pour tous les utilisateurs (si vous avez des documents de 2 ou 3 Mo, des copies d’emails… vous risquez vite d’être à saturation…), d’être limité à 25 000 contacts, vous ne pouvez pas sauvegarder vos données, vous ne pouvez pas gérer les accès aux données au champ près, vous ne pouvez pas personnaliser les fiches contacts / société / produits, vous n’avez pas de synchronisation avec MS Office / Outlook / … Bref, très vite vous devrez passer à l’édition à 12 $, ou plutôt celle à 35 $ / mois…

 

Vous devez retenir qu’il n’y a pas de CRM 100% gratuit.

 

Vous serez toujours limité soit dans l’exploitation de votre solution CRM gratuite, soit par le temps que vous allez devoir y consacrer… Or le temps c’est aussi de l’argent.

 

Pour gagner du temps et de l’efficacité dans la gestion de votre relation client, il faudra accepter de payer un petit peu, même pour un logiciel de CRM « gratuit ».

 

Enfin, n’oubliez pas que si vous prenez du 100% gratuit, vous devrez vous débrouiller seul en cas de problème, car si vous ne payez pas, vous n’aurez pas d’aide car il faut bien que la personne qui vous dépanne gagne sa vie.

Au mieux vous pouvez disposer d’un forum utilisateurs, mais sans garantie de délais de réponse, de véracité des solutions…