Un logiciel de CRM (« Customer Relationship Management », en français « Gestion de Relation Client ») permet d’optimiser l’analyse des données se rapportant aux clients et aux prospects d’une entreprise.

Cette gestion de la relation client peut se faire à travers de logiciels CRM gratuits, qui comportent à la fois des avantages et des inconvénients qu’il convient de détailler.

 

Des difficultés de configuration

 

Pour une entreprise, un logiciel CRM permet d’assurer la gestion du fichier clients de même que la gestion commerciale de la société, à travers les devis, les factures et les stocks notamment.

Avoir recours à l’option du tout gratuit implique pour l’entreprise de posséder déjà une base importante dans le secteur des ressources informatiques, afin de parfaitement installer et paramétrer le logiciel choisi.

En effet un CRM gratuit doit quasi obligatoirement être installé chez le client, et non pas sur le web (en effet il existe des frais de structure à héberger un logiciel…) et même les solutions « gratuites » hébergées, le sont généralement jusqu’à un certain point (limite d’utilisateurs, assistance, fonctions….

 

De plus, un logiciel CRM gratuit s’avère un outil complexe, prenant en compte nombre d’informations dans votre entreprise et nécessitant quasi obligatoirement une adaptation (processus de vente, import de fichiers prospects existants, personnalisation de rapports, droits utilisateurs…), et enfin de régulières mises à jour pour coller à l’évolution du business de l’entreprise (nouveaux produit, nouvelles méthodes de ventes…).

Si le logiciel est installé chez vous, il faudra ainsi prévoir un système automatique de sauvegarde externalisée, pour ne pas perdre l’ensemble du fichier clients en cas de bug du logiciel…

Il est donc nécessaire de prendre en considération la difficulté à paramétrer ce type de logiciels de CRM gratuits.

La configuration à mettre en place touche différents secteurs de l’entreprise, le logiciel devant permettre l’envoi de mails, l’établissement de devis, un accès donné à plusieurs utilisateurs, la mobilité, l’intégration aux medias sociaux et à l’emailing… etc.

 

Se passer de prestataire, une bonne idée ?

 

L’utilisation d’un logiciel CRM gratuit implique, de fait, d’être en totale autonomie vis-à-vis de l’outil : en cas de problème, il faudra trouver le moyen de le régler seul, en cherchant éventuellement des solutions sur le web via des forums spécialisés.

En faisant appel à un logiciel payant, le prestataire fournissant le CRM vous viendra en aide tout au long de l’installation et s’adaptera à votre structure informatique, quelle que soit la taille de votre entreprise.

Pour toute difficulté ultérieure, le prestataire mettra à votre disposition un support adapté à même de vous épauler.

Le prestataire peut également vous accompagner avec une formation à l’utilisation du logiciel, et une aide personnalisée pour les mises à jour et les sauvegardes, parfois en fournissant le logiciel en hébergé sur le cloud.

Dans tous les cas, avant de faire son choix, il faut bien prendre conscience que l’utilisation d’un logiciel CRM gratuit vous laisse en autonomie complète par rapport au produit, ce qui implique de vraies connaissances informatiques et un risque pris auprès de sa direction (c’est VOUS le responsable du CRM, personne d’autre !).

 

Types d’entreprises qui sont le plus concernés par le CRM gratuit

 

À la vue de ces données, il apparaît clair qu’un logiciel CRM gratuit, qui semble en théorie être une solution simple et économique, ne peut être efficace qu’au sein d’une entreprise bénéficiant d’une structure informatique.

Lancer sa société avec un CRM gratuit est un risque, dans la mesure où tout le fonctionnement de l’entreprise va dépendre d’un logiciel complexe d’utilisation dont il faudra impérativement maîtriser tous les rouages.

Cela peut être une solution adaptée pour une start-up ou une administration notamment, à condition d’avoir dans ses rangs un spécialiste à même d’assurer le paramétrage, les sauvegardes et les mises à jour du logiciel.

Un logiciel CRM payant fourni par un prestataire assure quant à lui une plus grande sécurité d’utilisation, en échange d’un paiement mensuel de trente ou quarante euros environ.

Pour ce montant, le prestataire fournit les serveurs et les certificats de sécurité, tout en assurant support et mise à jour du produit.

Enfin un prestataire assure ainsi un fonctionnement optimal du logiciel CRM, un gage de sûreté incontestable pour toute société… et un gain temps, car il suffit de le contacter pour avoir la réponse afin de ne pas perdre des heures à chercher sur internet la solution…