La Relation Client : un très vaste sujet !

Selon les outils disponibles sur le marché, cela peut commencer aux tout premiers stades de la relation client, avec des fonctionnalités liées au marketing :

• recueil de coordonnés prospects à l’aide de formulaires web,
• envoi de campagnes email,
• segmentation,
• …

Viennent ensuite les fonctionnalités propres à la relation commerciale :

• suivi des prospects et des affaires/opportunités,
• qualification des affaires,
• relances,
• chiffre d’affaires prévisionnel.

Certains outils proposent également de créer des devis.

Et pour aller au-delà de la réalisation des ventes, quelques CRM gèrent aussi la facturation :

• création des factures, si possible directement depuis les devis créés au préalable,
• émission d’avoirs,
• suivi des impayés,
• archivage en conformité avec la législation.

Dans cet article, nous nous intéressons en particulier à la gestion des devis et des factures.

Devis et Factures dans le CRM : quels avantages ?

Parmi les avantages des CRM qui intègrent la création des devis et des factures, on peut mentionner :

• Simplification des étapes de vente, puisque les devis et les factures sont créés depuis le même outil que celui utilisé pour suivre les affaires. Il n’est donc pas nécessaire de passer d’un outil à un autre, ni de recopier les informations de l’un vers l’autre.

• Il est possible de rattacher les devis et factures non seulement au client concerné, mais également aux affaires correspondantes. Ainsi, en consultant une affaire (ou opportunité)  dans le CRM, on accède au détail de la ou les factures liées. De même pour les devis.
• On a dans un même outil une vue 360° sur un client donné : emails échangés, réunions, affaires gagnées, en cours, perdues, réactions aux campagnes marketing, et également tous les devis et factures. Cela est très utile pour accéder en quelques clics aux bonnes informations, typiquement lorsqu’on est au téléphone avec le client.
• Les fonctions de filtrage/recherche des données permettent d’identifier les factures impayées. Elles peuvent même être combinées avec des scénarios automatisés (workflows) pour déclencher automatiquement des actions de relance.

Devis et Factures dans le CRM : comment ça marche ?

Pour illustrer la création de devis et de factures depuis un CRM, nous prenons ci-dessous l’exemple de Corymbus (https://corymb.us), réputé pour sa simplicité et son prix tout compris très attrayant.

Outil français et hébergé en France, il respecte les contraintes légales françaises portant sur l’émission de factures.

La première étape consiste à renseigner, une fois pour toutes, les informations de notre entreprise : raison sociale, adresse, etc :

Paramétrage initial :

Ces informations seront intégrées par défaut dans tous les devis et factures, avec la possibilité de les adapter pour chaque document (hormis leur numérotation, soumise à des contraintes légales).

On peut alors créer un devis en remplissant une ou plusieurs lignes de produits/services.

Des remises peuvent être appliquées, et les informations par défaut peuvent être modifiées si nécessaire.

Création d’un devis

Le devis peut ensuite être téléchargé au format PDF, dupliqué pour en faire une variante, ou encore transformé automatiquement en facture.

Téléchargement d’une facture depuis le CRM

Le CRM archive tous vos devis et factures et vous permet de les consulter a posteriori.

En outre, la fiche d’une opportunité, ou celle d’une entreprise, regroupe les devis et les factures correspondants, comme illustré ici pour une opportunité :

Consultation des devis et factures d’une opportunité

En conclusion, la gestion des devis et des factures directement dans le CRM présente plusieurs avantages, et permet de gagner du temps sur les tâches administratives, que l’on peut donc consacrer à son activité commerciale.

Il est à noter qu’un logiciel de facturation est soumis à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.

Son utilisateur doit être en mesure de fournir à l’administration fiscale une attestation ou un certificat de l’éditeur indiquant qu’il respecte bien ces conditions.