Pour une TPE, généralement l’investissement c’est 1/2 journée à tester un logiciel en ligne.

Mais pour une PME ou une grande entreprise ce sont des jours qui sont investis avant même la mise en place du CRM (réunions pour valider les besoins, faire la sélection d’une short list, assister aux démonstrations…)

D’où l’importance de ne surtout pas se tromper dans le choix de sa solution de CRM…

Voici 10 erreurs à ne surtout pas commettre quand on veut choisir un CRM pour PME et TPE.

Ne pas identifier vos besoins spécifiques liés à votre activité.

Même si 80% des entreprises fonctionnent de la même manière, chaque entreprise a des besoins uniques (ex: type de produits, manière de facturer, organisation interne…).

Il est important de valider que le CRM dispose des fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin.

Pour cela, il suffit de tester le CRM selon une « journée type » d’un utilisateur, puis selon une journée particulièrement importante (ex: clôture trimestrielle, reporting, vente complexe…).

Choisir un CRM avec des fonctions non indispensables pour son besoin, et négliger l’essentiel

Parfois, à force de voir des démonstrations « paillettes » qui vous en mettent plein les yeux avec des réseaux sociaux, de l’intelligence artificielle… on en oublie l’essentiel de ses besoins.

Pour une petite entreprise ou un freelance, il est préférable de choisir un CRM simple et facile à utiliser qui correspond bien à ses besoins, plutôt qu’un CRM avec des fonctions non essentielles, même si elles font rêver.

Négliger l’intégration avec d’autres outils informatique et logiciels

Assurez-vous que le CRM que vous choisissez peut s’intégrer facilement avec les autres outils que vous utilisez déjà.

Par exemple votre système de facturation, votre logiciel de messagerie, votre logiciel de marketing automation (voir cette liste de 10 solutions d’emailing)….

Ne pas tenir compte du coût total, maintenance et options comprise… avec tous les utilisateurs

Le coût d’un CRM ne se limite pas au prix de l’abonnement pour 1 utilisateur / moi.

C’est souvent le piège de raisonner avec un prix au mois…

Il faut aussi tenir compte

• du coût annuel multiplié par le nombre d’utilisateurs
• du prix du support technique
• de la formation,
• de l’implémentation et la personnalisation,
• des éventuelles mises à niveau ou personnalisations
• des options
• …

Tout cela peut augmenter fortement le coût…

Ignorer les fonctions innovantes (automatisation, IA…)

Un CRM n’est pas là juste pour vous permettre de travailler plus vite et plus efficacement.

Par exemple, si vous travaillez souvent en déplacement, assurez-vous que le CRM que vous choisissez dispose d’une application mobile efficace.

De même, l’automatisation (ex: relance automatique, intégration Linkedin…) ou l’intelligence artificielle (ex: reconnaissance vocale pour les compte-rendus de rendez-vous, téléphonie intégrée…) peuvent vous changer la vie et vous donner un avantage concurrentiel majeur.

Ne pas vérifier votre niveau d’autonomie et la qualité du support client

Une fois un CRM adopté par les équipes, on ne peut plus s’en passer…

Et donc, il n’y a rien de pire qu’un bug, qu’un problème technique…

Assurez-vous que le fournisseur de CRM offre un support client de qualité.

C’est aussi valable lors de la phase de mis en place : vous aurez probablement besoin d’aide pour configurer le CRM, il faut donc vérifier que vous pouvez disposer de l’aide, que cela soit par chat, par email, par téléphone…

Ne pas vérifier les options de personnalisations en particulier la capacité à être autonome

Un bon CRM doit être adaptable à vos besoins sans faire du code ou être informaticien.

Assurez-vous que vous pouvez personnaliser les champs, les processus, les rapports… sans passer des heures avec le support technique.

Un CRM plus puissant peut se révéler trop complexe nécessiter l’intervention d’un informaticien ou nécessiter trop de temps pour apprendre à l’utiliser.

Ne pas accepter que le logiciel ne gère pas 100% de vos besoins

En tant que PME vous n’avez pas les moyens de payer des développeurs pour faire du sur-mesures.

Vous devez prendre la solution comme elle est,  quitte à ne pas pouvoir traiter des demandes non essentielles.

Plus vous ferez du sur-mesures, plus cela coutera cher en mise en place et plus cela sera compliqué à maintenir.

Donc acceptez que le CRM ne gère pas tout tant qu’il gère l’essentiel et l’indispensable.

Ne pas tester le CRM avant l’achat

La plupart des fournisseurs de CRM pour les TPE / PME offrent une période d’essai gratuite.

Profitez-en pour tester le système et voir s’il répond à vos besoins.

Généralement en 2 heure d’utilisation vous avez déjà une bonne idée de l’intérêt d’un CRM pour votre activité.

Faire l’impasse sur la formation des utilisateurs et la conduire du changement

Même si vous êtes dans une PME avec 4 utilisateurs du CRM, il ne suffit pas de dire « A partir de maintenant tout le monde utilise le CRM ».

Il faut :

• Expliquer pourquoi il faut un CRM (bénéfices pour l’entreprise)
• Quels sont les bénéfices pour les utilisateurs et ce qu’ils vont y gagner
• Les moyens de contrôle (ex: vérifier les rapport de vente tous les mois…) sans pour autant faire du CRM un outil de surveillance
• Mettre en place un pilote avec quelques commerciaux volontaires
• Prendre le compte les remontées
• …

De même, la formation est essentielle pour tirer le meilleur parti de votre CRM.

Ne négligez pas cet aspect lors de la mise en place, certaines personnes ne sont pas toujours à l’aise avec l’informatique..

En France 23% des français sont allergique à l’informatique !

Si vous voulez en savoir plus sur les concurrents de Salesforce, j’ai comparé 13 CRM du marché dans cet article.

Je vous recommande particulièrement NoCRM.io (essai gratuit 14 jours), qui est un logiciel crm simple en Français qui conviendra parfaitement à la plupart des PME qui veulent un outil très production et surtout très simple.

Son prix est également l’un des moins chers à environ 10 € / mois / utilisateur.

Que l’on soit une entreprise ou un indépendant, une fois qu’on a choisi et mis en place un CRM, une mission cruciale reste à accomplir : assurer son utilisation régulière pour la ou les personnes impliquées dans les activités commerciales et marketing.

En effet, l’utilisation assidue du CRM permet de garantir :

• Que les nouveaux contacts que l’on acquiert au fil du temps sont bien enregistrés dans une base centralisée, qui permettra par la suite d’interagir régulièrement avec eux – que ce soit par des prises de contacts individuelles ou par des campagnes marketing.
• Des prévisions commerciales aussi proches que possible de la réalité – élément fondamental pour pouvoir réagir au plus tôt en cas d’imprévu afin d’atteindre ses objectifs.
  • Par exemple lorsqu’une affaire importante est perdue ou reportée, on peut plus rapidement la compenser par d’autres si on en visualise immédiatement l’impact dans un rapport de prévisions de chiffre d’affaires.
• Une vue centralisée de l’historique des interactions que l’on a eues avec une personne donnée, afin de tenir un discours cohérent au fil du temps, et d’avoir en tête toutes les questions en suspens.
  • Cela aide également à déterminer le moment idéal pour reprendre contact avec des clients ou des prospects délaissés.
• L’enregistrement dans le CRM de toutes les pistes d’affaires, même très peu probables ou très lointaines, afin de ne rien laisser passer.
  • Il est par exemple fréquent qu’un prospect parle d’un projet pour lequel rien ne se passera avant 1 an.
  • Reprendre des nouvelles dans 9 ou 10 mois peut faire toute la différence avec les concurrents qui n’auront pas pris le temps de noter cette opportunité sur-le-champ, et qui l’auront ensuite oubliée.

La tentation est pourtant grande de délaisser le CRM lorsqu’on est pris par ses emails, ses visio-conférences, ses rendez-vous, ou ses missions en clientèle… en particulier si l’on est une TPE, un Freelance, un indépendant… qui est débordé par ses tâches quotidiennes.

Certains CRM, comme Corymbus (https://corymb.us) fournissent des outils qui incitent à en faire un usage régulier :

• Un assistant personnel, intégré dans le CRM, analyse en permanence votre activité marketing et commerciale, et propose des actions qui lui semblent prioritaires.
  • Par exemple, mettre à jour les opportunités qui auraient déjà dû être gagnées, rappeler les clients et prospects importants avec qui on n’a pas eu d’échange depuis plus de 6 mois, enregistrer de nouveaux contacts dans la base.
  • Un bouton « call to action » permet d’intervenir en un clic pour parer au plus urgent.
• Le même assistant vous permet de vous comparer à la communauté de tous les utilisateurs, et de savoir si vous êtes, ou non, parmi les plus actifs pour tel ou tel type d’activité de vente ou de marketing.
  • Cela peut être une motivation à continuer, ou au contraire, à faire le nécessaire pour être plus proche de ses clients.
• Un système de points évalue de façon globale l’intensité de vos démarches, et vous révèle comment se situe votre activité commerciale par rapport aux autres.
• En complément des tutoriels vidéos, des tutoriels interactifs, guident pas à pas les utilisateurs pour montrer, dans des bulles d’aide intégrées dans le CRM, clic après clic, comment effectuer telle ou telle opération – par exemple le filtrage des données, ou bien la création d’une opportunité, du contact et de l’entreprise associés en un minimum de temps.

Autre frein à l’adoption du CRM : la double saisie.

En effet lorsqu’on doit envoyer un email à un contact ou fixer un rendez-vous, devoir utiliser deux outils à la suite (la messagerie électronique ET le CRM) est rebutant et chronophage.

Pour y remédier certains CRM proposent des intégrations plus ou moins poussées avec les messageries (Outlook, Gmail, …), et permettent d’enregistrer les emails, contacts, rendez-vous, en une seule opération.

La possibilité de synchroniser tout ou partie des contacts est également un atout, permet de garantir par exemple que les numéros de téléphone d’un contact saisis sur son smartphone, se retrouvent automatiquement dans le CRM, ou inversement.

Pour en savoir plus sur Corymbus CRM, le CRM pour les TPE et les indépendants rendez vous sur https://corymb.us.

Le prix de ce logiciel de prospection et d’organisation commerciale est de moins de 3 € / mois, ce qui en fait l’un des moins chers du marché.

Voici la présentation du CRM Youday, spécialement conçu pour PME et TPE

1 – Pourriez-vous présenter votre solution de CRM ?

Youday CRM est une entreprise française, membre du réseau FrenchTech, qui met à la disposition de ses clients la nouvelle génération de CRM.

Nos solutions sont simples, agiles et rapides à déployer.

Nous proposons  nativement des connecteurs avec les grandes solutions logicielles utilisées par les TPE/PME :

• Microsoft Exchange,
• Google Calendar,
• Mailchimp & SendinBlue pour la partie Campagnes Marketing
• …

Cela permet à nos clients par exemple de consulter en temps réel leur agenda sur leur smartphone sans aucune installation complexe.

2 – A qui s’adresse votre solution ?

Youday CRM s’adresse principalement aux TPE/PME de 5 à 100 personnes ( 2 à 50 utilisateurs).

Notre solution est conçues pour les PME & TPE qui souhaitent déployer rapidement une solution simple et compréhensible par leurs utilisateurs sans rentrer dans un projet CRM long et complexe avec des interlocuteurs multiples.

Chez Youday vous avez un interlocuteur unique qui suit votre dossier (pas d’intégrateur, pas de cascades de couts).

3 – En quoi vous différenciez-vous de vos concurrents ?

Nous pensons que le ticket d’entrée pour les TPE/PME pour s’équiper de solutions CRM, est trop élevé.

Pour les projets simples nous ne vendons quasiment pas de prestations d’intégrations.

Nous réservons ½ de journée de travail à distance (non facturé et incluse dans l’abonnement au service) avec nos clients pour paramétrer avec eux leurs base Youday CRM et pour y intégrer leurs données.

Concernant la partie formation des utilisateurs et de l’administrateur nous laissons le choix à nos clients.

• Soit ils optent pour nos tutoriels web gratuits, qui leurs permettent de se former à leur rythme quand ils le veulent,
• Soit ils nous commandent une prestation payante de formation dans leurs locaux.

Etant agréé organisme de formation, nos clients peuvent si ils le souhaitent utiliser les budgets à leur disposition en interne pour se former.

Egalement étant à la fois éditeur et intégrateur cela permet à nos clients d’éviter les cascades de coûts (editeur/intégrateur/formateur …) et d’avoir une proximité réelle avec les équipes qui font évoluer quotidiennement nos solutions.

4 – Pourquoi des solutions comme Salesforce ne sont pas adaptés à certains projets CRM ?

Salesforce est un très bon outil mais un outil complexe à appréhender et à mettre en œuvre.

Un projet de ce ype demande d’être accompagné par des équipes externes à l’entreprise, ce qui représente une charge importante.

Le choix souvent fait au départ d’un projet CRM est de vouloir tout gérer dans le CRM, mais dans les faits cela fonctionne mal.

Chez Youday nous préconisons un premier niveau de projet simple pour une prise en main des utilisateurs faciles et rapides.

Une fois cette compétence d’utilisation acquise et la gain apporté par l’outil reconnu par les utilisateurs, les besoins complémentaires remontent naturellement et permettent à 3/6 mois de lancer une éventuelle 2ème étape du projet.

L’adage souvent répété « rien ne sert d’avoir un outil le plus puissant soit-il si il n’est pas utilisé » est une réalité.

Penser simple au départ du projet est un gage de réussite et d’une bonne prise en main.

5 – Quels sont les bénéfices concrets pour un client après la mise en place de votre solution ?

Un déploiement rapide et pragmatique, un environnement logiciel web dicté par les besoins de nos clients.

Youday CRM étant complétement adaptable sans aucun développement, nous co-adaptons avec notre client la solution qui lui convient.

Il est primordial que l’outil puisse facilement s’adapter au métier de nos clients, et que ce ne soit pas l’outil qui dicte l’utilisation quotidienne.

Plus largement notre volonté est de remettre les besoins simples et quotidiens des utilisateurs au centre du projet de l’entreprise, avec un coût de mise en œuvre en phase avec les budgets des TPE/PME.

Vous voulez en savoir plus ?

Demandez une démonstration personnalisée sur le site de Youday !