Étape 1 : Formation des équipes

• Planifiez des sessions 1 mois avant la mise en production (ni trop tôt, ni trop tard). Segmentez les formations selon les rôles (ventes, marketing, support client) pour répondre aux besoins spécifiques de chaque équipe. Par exemple, les commerciaux doivent maîtriser la gestion des leads, tandis que le marketing doit savoir configurer des campagnes.
• Utilisez des cas concrets lors des formations avec des scénarios réels tirés de votre activité. Cela rend l’apprentissage plus tangible et facilite l’adoption. Vérifiez qu’il y a bien une session pratique où chaque utilisateur effectue des tâches clés (ex. : ajouter un contact, créer une opportunité) sous supervision.
• Créez des guides d’utilisation, des vidéos tutorielles ou une FAQ interne pour que les équipes puissent se référer à ces supports après la formation.
•  Nommez des « Key users » dans chaque service qui seront les correspondants pour le projet de cRM.

Étape 2 : Vérification des données

• Supprimez les doublons, corrigez les erreurs (noms mal orthographiés, numéros de téléphone invalides) et standardisez les formats avant la migration.
• Une fois les données transférées dans le CRM, effectuez un échantillonnage aléatoire pour vérifier leur exactitude (ex. : 50 contacts, 20 opportunités).
• Configurez des champs obligatoires et des formats prédéfinis pour éviter les erreurs futures, les processus automatiques, les liaisons avec le système d’information (ERP, site web…).

Étape 3 : Validation des scénarios de tests

• Testez les processus clés comme la création d’une opportunité commerciale, l’envoi d’un email automatisé ou la génération d’un rapport. Assurez-vous que tout fonctionne comme prévu.
• Demandez à un échantillon d’employés de tester le CRM dans un environnement de pré-production avec des données fictives.
• Documentez chaque problème identifié lors des tests et assurez-vous qu’il est résolu avant le lancement.

Étape 4 : Mise en place d’une équipe de support pour le Jour J et la semaine suivante

• Incluez des experts techniques (développeurs ou administrateurs CRM) et et l’éditeur / intégrateur de la solution.
• Assurez une disponibilité le jour du lancement (ex. : 8h-20h) et une hotline ou un canal de support dédié la semaine suivante.
• Classez les bugs par gravité (bloquant, majeur, mineur) et traitez les plus critiques en priorité.

Étape 5 : Comité de suivi de mise en production

• Mettez en place un canal TEAMS / Slack / … où l’équipe projet, les utilisateurs clés et la direction peuvent échanger en temps réel.
• Planifiez des réunions quotidiennes (15-30 minutes) la première semaine, puis hebdomadaires, pour faire le point sur les retours utilisateurs, les bugs et les améliorations.
• Tenez un journal des incidents et des actions entreprises pour garder une trace et tirer des leçons pour les futurs déploiements.

• Objectifs clairement définis avec des KPI (ex. : augmenter les ventes de 20 %, réduire le temps de réponse client).
• Équipe projet désignée (chef de projet, techniciens, formateurs).
• Budget et calendrier validés.
• Sessions de formation planifiées et réalisées par rôle avec des supports pédagogiques (guides, vidéos) disponibles.
• Tests pratiques effectués par les utilisateurs.
• Données existantes nettoyées (doublons supprimés, formats uniformisés).
• Migration testée et validée sur un échantillon.
• Règles de saisie configurées dans le CRM.
• Scénarios critiques testés (ex. : création d’un lead, envoi d’email).
• Tests utilisateurs réalisés en pré-production.
• Anomalies corrigées et re-testées.
• Permanence assurée le jour du lancement.
• Processus de signalement des bugs mis en place (ex. : ticket ou message Teams).
• …

Réussir un projet CRM , c’est simple si l’on a bien tout anticipé !

Avec un bon logiciel de CRM, vous pouvez optimiser votre activité commerciale, améliorer la satisfaction client et améliorer la communication entre les équipes.

Cependant, il faut bien choisir le bon CRM… un mauvais CRM va non seulement vous faire perdre du temps, mais en plus il peut pénaliser l’activité de votre entreprise.

Voici un guide détaillé qui va vous aider à choisir le CRM le mieux adapté à votre entreprise :

1. Identifiez vos besoins spécifiques

Avant de vous lancer dans la recherche d’un CRM, prenez le temps d’analyser en profondeur vos processus de vente et de service client.

Listez les fonctionnalités indispensables pour votre activité selon organisation commerciale & marketing, les spécificités de vos produits…

Exemple : Une agence immobilière pourrait avoir besoin d’un CRM capable de gérer un catalogue de biens, de suivre les interactions avec les acheteurs potentiels et de programmer des visites, de publier des annonces sur les sites immobiliers…

2. Testez la facilité d’utilisation au travers d’une démonstration qui reprend la journée type d’un commercial

L’interface utilisateur doit être intuitive et conviviale.

Plus le logiciel sera facile à utiliser, plus vos employés l’adopteront rapidement, maximisant ainsi son efficacité.

Exemple : Pipedrive un CRM simple et très visuelle, avec un portefeuille des affaires en cours très facile à utiliser, même pour les débutants en informatique.

3. Vérifiez la compatibilité et l’intégration avec vos logiciels de bureautique actuel

Assurez-vous que le CRM peut s’intégrer à vos outils existants, tels que votre messagerie (Gmail, Outlook…), votre logiciel de facturation (Sage, CEGID…) ou votre plateforme e-commerce (Prestashop…).

Exemple : Si votre entreprise utilise Google Workspace, un CRM comme HubSpot, qui offre une intégration native avec Gmail et Google Calendar, pourrait être un excellent choix.

4. Faites attention à l’évolutivité du CRM, un CRM doit durer au moins 3 à 5 ans

Choisissez une solution qui pourra s’adapter à la croissance de votre entreprise.

Votre CRM doit pouvoir évoluer avec vous, que ce soit en termes de nombre d’utilisateurs ou de fonctionnalités.

Exemple : Salesforce offre différentes éditions, de la version Essentials pour les petites équipes jusqu’à l’édition Unlimited pour les grandes entreprises, permettant ainsi aux PME de faire évoluer leur CRM en fonction de leur croissance.

5. Comparez les coûts, y compris les options et les évolutions

Examinez attentivement les tarifs, en tenant compte non seulement du coût initial, mais aussi des frais cachés potentiels comme les coûts de formation, de personnalisation ou de stockage supplémentaire.

Exemple : Zoho CRM propose une tarification transparente avec différents niveaux, allant d’une version gratuite à des versions plus avancées, permettant aux PME de choisir en fonction de leur budget et de leurs besoins.

6. Vérifiez la simplicité de l’outil en particulier la personnalisation,  et en cas de blocage la réactivité du support technique 

Un bon service client est essentiel pour résoudre rapidement les problèmes éventuels. Renseignez-vous sur les options de support disponibles : chat en direct, support téléphonique, base de connaissances, etc.

Exemple : No CRM est reconnu pour son excellent support client en Français, ainsi qu’une vaste bibliothèque de ressources en ligne.

7. Demandez des informations sur la sécurité et la  conformité du logiciel au RGPD

Assurez-vous que le CRM respecte les normes de sécurité et de confidentialité des données, notamment le RGPD pour les entreprises européennes.

Exemple : Microsoft Dynamics 365 offre des garanties de sécurité, ce qui en fait un choix sûr pour les PME soucieuses de la protection des données.

8. Faites une analyse des tableaux de bord et du reporting disponible en standard avec ce dont vous avez besoin pour piloter votre activité

Un bon CRM doit vous fournir des insights précieux sur vos activités commerciales grâce à des tableaux de bord et des rapports personnalisables.

Exemple : Efficy offre des capacités d’analyse avancées, permettant aux utilisateurs de créer des rapports détaillés et des visualisations de données pour mieux comprendre leurs performances de vente et de service client.

9. Testez toujours le CRM avant de l’acheter

Profitez des versions d’essai gratuites pour tester les logiciels présélectionnés. Impliquez vos équipes dans le processus de test pour recueillir leurs retours.

Exemple : La plupart des grands CRM comme Salesforce, HubSpot ou Zoho offrent des périodes d’essai gratuites de 14 à 30 jours, permettant aux PME de tester en profondeur les fonctionnalités avant de s’engager.

En conclusion, le choix d’un CRM pour votre PME est une décision importante qui nécessite une réflexion approfondie.

En prenant le temps d’évaluer ces critères et en impliquant vos équipes dans le processus de sélection, vous augmenterez considérablement vos chances de choisir un CRM qui non seulement répondra à vos besoins actuels, mais soutiendra également la croissance future de votre entreprise.

Enfin, vérifiez les fonctionnalités d’intelligence artificielle du CRM afin de vérifier qu’il pourra vous accompagner dans l’amélioration de votre productivité au quotidien.

Pour une TPE, généralement l’investissement c’est 1/2 journée à tester un logiciel en ligne.

Mais pour une PME ou une grande entreprise ce sont des jours qui sont investis avant même la mise en place du CRM (réunions pour valider les besoins, faire la sélection d’une short list, assister aux démonstrations…)

D’où l’importance de ne surtout pas se tromper dans le choix de sa solution de CRM…

Voici 10 erreurs à ne surtout pas commettre quand on veut choisir un CRM pour PME et TPE.

Ne pas identifier vos besoins spécifiques liés à votre activité.

Même si 80% des entreprises fonctionnent de la même manière, chaque entreprise a des besoins uniques (ex: type de produits, manière de facturer, organisation interne…).

Il est important de valider que le CRM dispose des fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin.

Pour cela, il suffit de tester le CRM selon une « journée type » d’un utilisateur, puis selon une journée particulièrement importante (ex: clôture trimestrielle, reporting, vente complexe…).

Choisir un CRM avec des fonctions non indispensables pour son besoin, et négliger l’essentiel

Parfois, à force de voir des démonstrations « paillettes » qui vous en mettent plein les yeux avec des réseaux sociaux, de l’intelligence artificielle… on en oublie l’essentiel de ses besoins.

Pour une petite entreprise ou un freelance, il est préférable de choisir un CRM simple et facile à utiliser qui correspond bien à ses besoins, plutôt qu’un CRM avec des fonctions non essentielles, même si elles font rêver.

Négliger l’intégration avec d’autres outils informatique et logiciels

Assurez-vous que le CRM que vous choisissez peut s’intégrer facilement avec les autres outils que vous utilisez déjà.

Par exemple votre système de facturation, votre logiciel de messagerie, votre logiciel de marketing automation (voir cette liste de 10 solutions d’emailing)….

Ne pas tenir compte du coût total, maintenance et options comprise… avec tous les utilisateurs

Le coût d’un CRM ne se limite pas au prix de l’abonnement pour 1 utilisateur / moi.

C’est souvent le piège de raisonner avec un prix au mois…

Il faut aussi tenir compte

• du coût annuel multiplié par le nombre d’utilisateurs
• du prix du support technique
• de la formation,
• de l’implémentation et la personnalisation,
• des éventuelles mises à niveau ou personnalisations
• des options
• …

Tout cela peut augmenter fortement le coût…

Ignorer les fonctions innovantes (automatisation, IA…)

Un CRM n’est pas là juste pour vous permettre de travailler plus vite et plus efficacement.

Par exemple, si vous travaillez souvent en déplacement, assurez-vous que le CRM que vous choisissez dispose d’une application mobile efficace.

De même, l’automatisation (ex: relance automatique, intégration Linkedin…) ou l’intelligence artificielle (ex: reconnaissance vocale pour les compte-rendus de rendez-vous, téléphonie intégrée…) peuvent vous changer la vie et vous donner un avantage concurrentiel majeur.

Ne pas vérifier votre niveau d’autonomie et la qualité du support client

Une fois un CRM adopté par les équipes, on ne peut plus s’en passer…

Et donc, il n’y a rien de pire qu’un bug, qu’un problème technique…

Assurez-vous que le fournisseur de CRM offre un support client de qualité.

C’est aussi valable lors de la phase de mis en place : vous aurez probablement besoin d’aide pour configurer le CRM, il faut donc vérifier que vous pouvez disposer de l’aide, que cela soit par chat, par email, par téléphone…

Ne pas vérifier les options de personnalisations en particulier la capacité à être autonome

Un bon CRM doit être adaptable à vos besoins sans faire du code ou être informaticien.

Assurez-vous que vous pouvez personnaliser les champs, les processus, les rapports… sans passer des heures avec le support technique.

Un CRM plus puissant peut se révéler trop complexe nécessiter l’intervention d’un informaticien ou nécessiter trop de temps pour apprendre à l’utiliser.

Ne pas accepter que le logiciel ne gère pas 100% de vos besoins

En tant que PME vous n’avez pas les moyens de payer des développeurs pour faire du sur-mesures.

Vous devez prendre la solution comme elle est,  quitte à ne pas pouvoir traiter des demandes non essentielles.

Plus vous ferez du sur-mesures, plus cela coutera cher en mise en place et plus cela sera compliqué à maintenir.

Donc acceptez que le CRM ne gère pas tout tant qu’il gère l’essentiel et l’indispensable.

Ne pas tester le CRM avant l’achat

La plupart des fournisseurs de CRM pour les TPE / PME offrent une période d’essai gratuite.

Profitez-en pour tester le système et voir s’il répond à vos besoins.

Généralement en 2 heure d’utilisation vous avez déjà une bonne idée de l’intérêt d’un CRM pour votre activité.

Faire l’impasse sur la formation des utilisateurs et la conduire du changement

Même si vous êtes dans une PME avec 4 utilisateurs du CRM, il ne suffit pas de dire « A partir de maintenant tout le monde utilise le CRM ».

Il faut :

• Expliquer pourquoi il faut un CRM (bénéfices pour l’entreprise)
• Quels sont les bénéfices pour les utilisateurs et ce qu’ils vont y gagner
• Les moyens de contrôle (ex: vérifier les rapport de vente tous les mois…) sans pour autant faire du CRM un outil de surveillance
• Mettre en place un pilote avec quelques commerciaux volontaires
• Prendre le compte les remontées
• …

De même, la formation est essentielle pour tirer le meilleur parti de votre CRM.

Ne négligez pas cet aspect lors de la mise en place, certaines personnes ne sont pas toujours à l’aise avec l’informatique..

En France 23% des français sont allergique à l’informatique !

Si vous voulez en savoir plus sur les concurrents de Salesforce, j’ai comparé 13 CRM du marché dans cet article.

Je vous recommande particulièrement NoCRM.io (essai gratuit 14 jours), qui est un logiciel crm simple en Français qui conviendra parfaitement à la plupart des PME qui veulent un outil très production et surtout très simple.

Son prix est également l’un des moins chers à environ 10 € / mois / utilisateur.

C’est un logiciel qui centralise toutes les interactions avec vos clients et vos prospects pour gérer plus efficacement vos interactions.

Pour mettre en place un outil CRM dans une PME ?

Un outil CRM est utile à toute l’entreprise, les ventes, le marketing, le service clients, l’e-commerce.

Cet outil rassemble toutes les données à propos de vos clients et de votre entreprise au même endroit.

Ainsi, vos équipes commerciales ont toutes les cartes en main pour gérer leurs affaires, contacts, rendez-vous, tableaux de bord…

Les équipes de vente et du marketing ne sont pas les seules à accompagner les clients.

Grâce au système CRM, toute l’entreprise partage ses données.

Le CRM-marketing permet d’obtenir des analyses sur le comportement du client, sur les performances des campagnes marketing…

Un CRM simple aide les entreprises à se concentrer sur le client, d’améliorer la connaissance client et à rassembler les employés autour d’un objectif commun, satisfaire tous leurs clients.

Les équipes marketing, commerciales et même du back-office, sont toutes concernées par le CRM et doivent interagir avec cet outil.

Cela ouvre vraiment de réelles perspectives pour améliorer les KPI business. Et améliore la qualité de la relation avec les clients.

La  gestion de la relation client a pour objectif de capter, comprendre, gérer et anticiper les besoins des clients actuels et potentiels.

Ce qui permet à l’organisation d’adapter son approche, ses actions marketing, ses offres et ses canaux en fonction des besoins, attentes et préférences des clients.

On parle d’hyper-personnalisation de l’expérience client.

Sachez que la majorité des solutions CRM sont en mode SaaS, c’est-à-dire hébergées dans le Cloud.

Cela veut dire qu’il n’y a rien à installer, le logiciel est à disposition pour être utilisé par l’organisation via une interface web centralisée, avec l’ensemble des données CRM stockées dans le Cloud.

Le but du CRM est de créer une relation personnalisée avec l’ensemble des clients durant tout le cycle de vente.

Notamment à travers les trois  phases, la prospection, la vente et le service après-vente. Toutes les données concernant le client pendant ces trois phases sont conservées au même endroit et permettent d’avoir une meilleure connaissance de chaque client.

Lors de l’achat de votre CRM, vous serez confronté à une offre pléthorique qui peut rendre le processus de prise de décision compliqué et intimidant. Mais grâce à nos conseils, nous allons vous guider pour un choix éclairé du bon CRM.

Outil CRM : formulez vos besoins et objectifs commerciaux

Pour une bonne stratégie CRM, vous devez au préalable formuler vos besoins et objectifs commerciaux.

Inspirez-vous de ces besoins et objectifs pour établir une liste d’exigences fonctionnelles, techniques, organisationnelles et règlementaires de votre entreprise.

Mettez en évidence tous les problèmes commerciaux que votre entreprise doit résoudre pour savoir quelles sont les fonctionnalités CRM dont vous aurez besoin.

Intégrez vos collaborateurs dans le processus de décision. Ainsi, vous obtiendrez des remontées terrains sur les fonctionnalités attendues.

Pour choisir le bon outil CRM : impliquez vos collaborateurs dans le processus de décision

Lorsque vous pilotez un projet CRM, en particulier dans une PME,, sachez que vous serez confronté inévitablement à ces deux problèmes.

Le problème de la résistance au changement et le problème de l’utilisation du logiciel CRM.

L’implémentation d’un CRM apporte du changement dans les habitudes de travail, or il est admis que l’être humain est adepte du statu quo, car tout changement lui fait peur.

Pour pallier à ce problème, il est crucial d’intégrer vos équipes dès le début du processus de décision si possible.

Ainsi, ils ne vont pas percevoir le projet comme une chose imposée par la hiérarchie et qu’ils sont obligés de subir.

Au contraire, ils seront eux-mêmes acteurs et parties prenantes de ce changement. Cela va permettre une adoption accélérée du CRM par l’ensemble des futurs utilisateurs.

Deuxième problème. Imaginez un scénario ou vous avez dépensé beaucoup d’argent pour acquérir un CRM, mais que finalement, vos collaborateurs ont de la difficulté à l’utiliser.

Pour éviter qu’une telle mésaventure ne vous arrive, intégrez vos collaborateurs dans le processus de décision d’évualation et de choix du CRM.

Évaluez les différents types de CRM

Il y a trois catégories de CRM sur le marché.

• Le CRM opérationnel de base, centré sur les ventes et dans une moindre mesure le marketing. Grâce à sa base de données  centralisée, il permet aux équipes de vente et du marketing de travailler ensemble. Ce dernier offre trois principaux atouts : l’automatisation des actions de la force de vente ; l’automatisation du marketing ; la synchronisation avec les outils de bureautique (Outlook, Gmail…).
• Le logiciel CRM analytique, qui comprend des fonctions marketing évoluées. Doté d’une technologie avancée, il permet de traiter et d’analyser les données clients grâce à la reconnaissance de formes et à l’exploration des données.
• Le CRM collaboratif, avec la gestion du Service Client (SAV/ Tickets). Il est très apprécié pour sa capacité à faciliter les échanges d’information et de communication avec les collaborateurs et les tierces.

Une fois l’étape du choix du type de logiciel validée, vous devez examiner les fonctionnalités du CRM.

Établissez votre check-list des fonctionnalités du logiciel

Il est nécessaire de définir des facteurs à base desquels vous allez évaluer et noter chaque logiciel. Voici une liste de paramètres dont vous vous servirez afin de comparer les CRM.

Certaines fonctionnalités basiques sont vraiment indispensables pour un CRM digne de ce nom. Parmi ces fonctionnalités, il y a :

• la gestion des leads ;
• la gestion des contacts ;
• l’automatisation ;
• la gestion de campagne ;
• le suivi des e-mails ;
• la gestion des médias sociaux ;
• le marketing automation ;
• les tableaux de bord et rapport
• l’application mobile
• …

Il est primordial de vous assurer que le CRM s’intègre parfaitement avec le reste de vos outils.

La compatibilité entre le CRM et vos logiciels tiers existants est nécessaire pour l’échange des données.

Par exemple, le CRM doit pouvoir échanger des données avec votre logiciel de gestion des emails (Outlook, Gmail…).

L’outil  CRM doit également se connecter parfaitement à votre système d’information (en standard ou avec des développements spécifiques)  et éventuellement avec votre ERP (c’est moins essentiel).

Autant que faire se peut, choisissez la solution CRM ayant la plus grande couverture fonctionnelle et technique de vos exigences, sans pour autant choisir le plus complexe, car plus vous aurez de fonctionnalité, plus le CRM sera complexe à prendre en main et complexe à utiliser.

Si au bout de la sélection il vous reste encore quelques CRM égaux sur le plan fonctionnel et technique alors c’est dans la phase de test que vous allez les départager.

Comment tester un CRM ?

Le choix du bon CRM passe aussi par la phase de test que vous pouvez mener soit par vous-même, soit en demandant à l’éditeur du logiciel de vous mettre à disposition une version déjà personnalisée.

C’est une étape cruciale pour la réussite de votre projet CRM.

Les points  importants à prendre en compte sont : la convivialité du CRM, une interface conviviale et fluide, des fonctionnalités intuitives et même une efficacité dans l’extraction d’information client et le reporting des interactions clients.

Pour cela, vous pouvez demander au départ aux éditeurs des logiciels de CRM une démonstration pendant laquelle, vous posez des questions.

La plupart des fournisseurs proposent aussi un  essai gratuit pendant une période de temps limité généralement un mois.

Cette période d’essai vous permet de tester les différents scénarios en effectuant des tâches réelles et de vérifier tous les paramétrages. Au bout de cette phase d’essai, vous serez en mesure de savoir si l’outil vous convient.

N’oubliez surtout pas d’impliquer vos collaborateurs pendant cette phase. Car si les fonctionnalités et l’expérience utilisateur sont satisfaisantes pour eux, alors ils vont adopter l’outil.

Et c’est avantageux pour votre entreprise d’avoir des employés qui savent se servir du CRM.

La qualité des échanges avec les éditeurs du logiciel peut aussi influencer favorablement votre choix. Un éditeur qui vous accompagne tout le long du processus de mise en place en vous apportant l’expertise qui vous manque.

Si la phase d’essai est concluante, alors passez à un abonnement payant.

Dans le cas contraire, mettez-y fin et essayez d’autres logiciels figurants sur votre short liste.

Le prix moyen d’un logiciel de CRM

Le prix d’un CRM va d’environ 12 € / mois (ex: NoCRM.io), à plus de 250 € / mois par utilisateur pour les plus chers (ex: Salesforce).

Le modèle de l’abonnement est la norme chez les fournisseurs du CRM. La facturation est soit mensuelle, soit annuelle.

Le montant de l’abonnement dépend de plusieurs paramètres.

Le premier, c’est le nombre d’utilisateurs, le deuxième, c’est le nombre de fonctionnalités intégrées au CRM avec souvent plusieurs éditions (de la plus simple à la plus évoluée).

Toutefois, il existe aussi des versions de CRM gratuites, mais celles-ci ont des limitations sur les fonctionnalités et sur le nombre d’utilisateurs.

Enfin, si vous n’êtes pas satisfait des fonctionnalités de base, les fournisseurs proposent aussi des modules complémentaires en option (ex : emailing, service client, business intelligence…).

Enfin, en plus de l’abonnement, il y a la mise en place de l’application (paramétrage, gestion de projet…) qui va de 0 (autoformation) à plusieurs centaines de milliers d’euros pour les gros projets.

Vous voulez mettre en place un outil CRM dans votre entreprise ?

J’espère que ce article vous aidera à choisir le bon outil CRM

Voici quelques 2 outils CRM à tester :

• NoCRM.io (essai 14 jours sur ce lien) : ce CRM Français est simple et facile à prendre en main. Il vous permettra d’optimiser rapidement votre activité commerciale. Il a été conçu pour aider les commerciaux à gérer leur activité, et il dispose d’un bon support technique.

• PipeDrive (essai 7 jours sur ce lien) : ce CRM est plus international, plus orienté “start-up” ou entreprises technologiques. L’avantage étant que sa couverture internationale lui permet de disposer de nombreux connecteurs avec d’autres outils (emailing…).

Essayez donc d’escalader une montagne équipé(e) uniquement d’une pioche et de votre bonne volonté.

Les plus téméraires argueront que cela n’a rien d’impossible, et quelques inconscients s’y essaieront et y parviendront peut-être.

Mais la vaste majorité d’entre nous s’épuisera à la tâche avant d’entrevoir la ligne de crête.

Il en va de même pour vos activités commerciales.

Gérer vos contacts et opportunités avec un fichier Excel et sonder les tréfonds d’Internet pour dégoter une adresse email ne vous mèneront pas bien loin.

Si votre objectif est d’accélérer la croissance de votre entreprise, il existe des outils qui vous feront gagner en efficacité commerciale.

C’est l’objectif de la transformation digitale : fluidifier les processus grâce à la technologie.

Que ce soit pour la gestion de vos contacts, de vos devis ou même de la facturation, des solutions technologiques existent donc pour accélérer vos démarches commerciales et vous permettent de vous concentrer sur votre cœur de métier : la vente.

Et nous verrons que technologie ne rime pas nécessairement avec hors de prix, en particulier avec la transformation digitale des ventes.

1/ Gestion des contacts et des opportunités, le CRM pour les commerciaux

C’est la base du travail d’un commercial.

Identifier des prospects intéressants, prendre contact avec eux et leur proposer des solutions adaptées à leurs besoins.

Du premier contact à la signature d’un contrat, le chemin peut être long et semé d’embûches.

Afin d’assurer le bon suivi d’un contact, un commercial a donc besoin d’outils qui lui permettent de :

• Renseigner des informations sur le contact ;

• Renseigner des informations sur l’entreprise de ce contact ;

• Suivre son évolution et sa montée en maturité ;

• Créer des opportunités et y rattacher un contact ;

• Créer des rappels pour n’oublier aucune tâche à venir ;

• Etc.

Opérer ce suivi dans un tableur Excel peut paraître envisageable de prime abord, mais même avec un faible volume de contacts vous serez vite dépassé(e).

Copier / coller d’informations, mauvaise lisibilité de la donnée, reporting inexistant, rappels à noter manuellement dans votre calendrier : votre capacité à vendre sera largement entravée.

Vous avez alors le choix entre plusieurs solutions, des outils CRM comme

• Salesforce,
• Microsoft Dynamics
• HubSpot,
• ou bien des outils d’aide à la vente (CRM pour les PME) comme notre chouchou noCRM.

La différence réside dans la complexité de la configuration et de l’utilisation de ces outils ainsi que dans leur prix.

Pour les gros CRM du marché, comptez plusieurs centaines voire milliers d’euros par mois pour une licence.

D’où notre penchant pour les solutions comme noCRM, accessible à partir de 16€ / mois et qui proposent des fonctionnalités largement suffisantes pour les TPE et les PME.

Ces logiciels de prospection vous permettent notamment de :

• Créer des contacts, des entreprises et des opportunités en un clic ;

• Planifier des rappels automatiques pour les appels, emails ou réunions à prévoir;

• Créer votre pipeline de vente et en personnaliser chaque étape pour coller à votre processus commercial ;

• Faire progresser simplement vos opportunités le long de votre pipeline ;

• Obtenir des rapports clairs sur votre activité commerciale.

Ces outils offrent par ailleurs des intégrations avec d’autres applications.

Vous pouvez ainsi vous constituer un écosystème IT 100% interconnecté.

Enfin, si vous cherchez un outil de vente pour votre TPE ou PME mais que vous êtes un peu frileux, noCRM propose par exemple un essai gratuit de 15 jours, sans engagement et sans carte bleue requise.

2/ Gestion des devis

Une fois votre base de contacts en ordre, vous pouvez facilement suivre l’évolution de vos prospects et opportunités, et vous concentrer sur la vente.

Arrive donc le moment fatidique d’envoyer un devis ; le chemin de croix commence.

Vous copiez-collez un ancien devis au format Word.

Vous modifiez les lignes du tableau pour l’adapter à la prestation que vous cherchez à vendre.

La manipulation n’est pas aisée, la mise en forme saute, vous recommencez cinq fois.

Vous transformez votre Word en PDF. Vous envoyez le PDF par email.

Votre prospect négocie.

Les conditions et le devis changent et rebelote : vous modifiez votre Word, convertissez la nouvelle version en PDF et attendez patiemment que votre client imprime votre devis, le signe, le scanne et vous le renvoie.

Vous auriez eu le temps d’apprendre une langue étrangère en d’autres termes.

Ou vous auriez pu utiliser un outil comme Pandadoc, DocuSign ou HelloSign.

Pandadoc notamment vous permet de créer vos devis facilement et d’ajouter une signature électronique en bas de page.

Vous êtes informé en temps réel des personnes qui ouvrent et consultent vos devis, et vos clients peuvent les signer en un clic.

Par ailleurs, vous pouvez créer des modèles de devis réutilisables afin de ne pas avoir à réinventer la roue à chaque nouvelle opportunité.

Cela accélère donc considérablement votre capacité à clôturer des deals et évite à vos clients d’entamer leur relation avec votre entreprise sur une expérience en demi-teinte.  

3/ Gestion de la facturation, des paiements et de la comptabilité

Ce n’est pas le tout de vendre un produit ou un service, il est parfois difficile de collecter votre dû auprès de vos clients.

Assurer le suivi des factures, des paiements en attente (voire en retard), vous acquitter de vos obligations comptables et financières.

Plus d’un dirigeant de TPE ou PME se fait des cheveux blancs rien qu’à cette idée.

Il existe pourtant une pléthore d’outils permettant de faciliter la gestion de votre facturation et de votre comptabilité.

Nos deux préférés sont Tiime et Quickbooks.

Ce dernier en particulier transforme l’émission et le suivi de factures en un jeu d’enfant. Vous avez par ailleurs la possibilité de gérer votre comptabilité et notamment :

• Le suivi en temps réel de vos recettes et dépenses (connexion avec votre banque) ;

• La gestion des notes de frais ;

• La gestion de la TVA ;

• Le reporting automatique.

La boucle est bouclée, vous avez fini de transformer votre processus commercial. Ce n’était ni long, ni difficile, ni nécessairement coûteux.

Le plus compliqué sera certainement la gestion du changement auprès de vos équipes.

Transformation digitale des ventes : de l’âge du papier à l’âge du smartphone

On l’a vu donc, la transformation digitale des ventes passe par l’adoption de nouveaux outils et technologies, lesquels ont un impact sur vos processus.

Fini le papier ou les tableurs indigestes, les TPE et les PME ambitieuses ont intérêt à s’équiper et s’adapter pour réussir.

Mais attention : pour être efficace, un outil doit être à la fois simple à utiliser (autrement il prendra la poussière sur une étagère tout en faisant un trou dans votre porte-monnaie chaque mois), abordable et faciliter réellement votre quotidien.

C’est là l’objet de cet article : toute technologie n’est pas salvatrice, l’usage que vous en faites est la clé de votre succès.

Pour ceux d’entre vous que cela intéresse, on remet ici les outils que l’on conseille :

• noCRM : logiciel de prospection et de gestion de pipeline

• Pandadoc : logiciel de création de devis et de signature électronique

• Quickbooks : logiciel de gestion de facturation et de comptabilité

Voici la présentation du CRM Youday, spécialement conçu pour PME et TPE

1 – Pourriez-vous présenter votre solution de CRM ?

Youday CRM est une entreprise française, membre du réseau FrenchTech, qui met à la disposition de ses clients la nouvelle génération de CRM.

Nos solutions sont simples, agiles et rapides à déployer.

Nous proposons  nativement des connecteurs avec les grandes solutions logicielles utilisées par les TPE/PME :

• Microsoft Exchange,
• Google Calendar,
• Mailchimp & SendinBlue pour la partie Campagnes Marketing
• …

Cela permet à nos clients par exemple de consulter en temps réel leur agenda sur leur smartphone sans aucune installation complexe.

2 – A qui s’adresse votre solution ?

Youday CRM s’adresse principalement aux TPE/PME de 5 à 100 personnes ( 2 à 50 utilisateurs).

Notre solution est conçues pour les PME & TPE qui souhaitent déployer rapidement une solution simple et compréhensible par leurs utilisateurs sans rentrer dans un projet CRM long et complexe avec des interlocuteurs multiples.

Chez Youday vous avez un interlocuteur unique qui suit votre dossier (pas d’intégrateur, pas de cascades de couts).

3 – En quoi vous différenciez-vous de vos concurrents ?

Nous pensons que le ticket d’entrée pour les TPE/PME pour s’équiper de solutions CRM, est trop élevé.

Pour les projets simples nous ne vendons quasiment pas de prestations d’intégrations.

Nous réservons ½ de journée de travail à distance (non facturé et incluse dans l’abonnement au service) avec nos clients pour paramétrer avec eux leurs base Youday CRM et pour y intégrer leurs données.

Concernant la partie formation des utilisateurs et de l’administrateur nous laissons le choix à nos clients.

• Soit ils optent pour nos tutoriels web gratuits, qui leurs permettent de se former à leur rythme quand ils le veulent,
• Soit ils nous commandent une prestation payante de formation dans leurs locaux.

Etant agréé organisme de formation, nos clients peuvent si ils le souhaitent utiliser les budgets à leur disposition en interne pour se former.

Egalement étant à la fois éditeur et intégrateur cela permet à nos clients d’éviter les cascades de coûts (editeur/intégrateur/formateur …) et d’avoir une proximité réelle avec les équipes qui font évoluer quotidiennement nos solutions.

4 – Pourquoi des solutions comme Salesforce ne sont pas adaptés à certains projets CRM ?

Salesforce est un très bon outil mais un outil complexe à appréhender et à mettre en œuvre.

Un projet de ce ype demande d’être accompagné par des équipes externes à l’entreprise, ce qui représente une charge importante.

Le choix souvent fait au départ d’un projet CRM est de vouloir tout gérer dans le CRM, mais dans les faits cela fonctionne mal.

Chez Youday nous préconisons un premier niveau de projet simple pour une prise en main des utilisateurs faciles et rapides.

Une fois cette compétence d’utilisation acquise et la gain apporté par l’outil reconnu par les utilisateurs, les besoins complémentaires remontent naturellement et permettent à 3/6 mois de lancer une éventuelle 2ème étape du projet.

L’adage souvent répété « rien ne sert d’avoir un outil le plus puissant soit-il si il n’est pas utilisé » est une réalité.

Penser simple au départ du projet est un gage de réussite et d’une bonne prise en main.

5 – Quels sont les bénéfices concrets pour un client après la mise en place de votre solution ?

Un déploiement rapide et pragmatique, un environnement logiciel web dicté par les besoins de nos clients.

Youday CRM étant complétement adaptable sans aucun développement, nous co-adaptons avec notre client la solution qui lui convient.

Il est primordial que l’outil puisse facilement s’adapter au métier de nos clients, et que ce ne soit pas l’outil qui dicte l’utilisation quotidienne.

Plus largement notre volonté est de remettre les besoins simples et quotidiens des utilisateurs au centre du projet de l’entreprise, avec un coût de mise en œuvre en phase avec les budgets des TPE/PME.

Vous voulez en savoir plus ?

Demandez une démonstration personnalisée sur le site de Youday !

Et les mini video formation video :