Modèle de Cahier des Charges pour un CRM

Un modèle Word de 23 pages pour ne rien oublier !

  • La présentation du projet (objectif, planning...)
  • Les spécificités de votre entreprise
  • Les informations techniques (échange de données...)

Transformation digitale des ventes : quels outils pour faciliter le travail commercial ?

Les outils ont leur importance, qu’on parle de travail commercial ou de n’importe quelle autre activité.

Essayez donc d’escalader une montagne équipé(e) uniquement d’une pioche et de votre bonne volonté.

Les plus téméraires argueront que cela n’a rien d’impossible, et quelques inconscients s’y essaieront et y parviendront peut-être.

Mais la vaste majorité d’entre nous s’épuisera à la tâche avant d’entrevoir la ligne de crête.

Il en va de même pour vos activités commerciales.

Gérer vos contacts et opportunités avec un fichier Excel et sonder les tréfonds d’Internet pour dégoter une adresse email ne vous mèneront pas bien loin.

Si votre objectif est d’accélérer la croissance de votre entreprise, il existe des outils qui vous feront gagner en efficacité commerciale.

C’est l’objectif de la transformation digitale : fluidifier les processus grâce à la technologie.

Que ce soit pour la gestion de vos contacts, de vos devis ou même de la facturation, des solutions technologiques existent donc pour accélérer vos démarches commerciales et vous permettent de vous concentrer sur votre cœur de métier : la vente.

Et nous verrons que technologie ne rime pas nécessairement avec hors de prix, en particulier avec la transformation digitale des ventes.

1/ Gestion des contacts et des opportunités, le CRM pour les commerciaux

C’est la base du travail d’un commercial.

Identifier des prospects intéressants, prendre contact avec eux et leur proposer des solutions adaptées à leurs besoins.

Du premier contact à la signature d’un contrat, le chemin peut être long et semé d’embûches.

Afin d’assurer le bon suivi d’un contact, un commercial a donc besoin d’outils qui lui permettent de :

  • Renseigner des informations sur le contact ;

  • Renseigner des informations sur l’entreprise de ce contact ;

  • Suivre son évolution et sa montée en maturité ;

  • Créer des opportunités et y rattacher un contact ;

  • Créer des rappels pour n’oublier aucune tâche à venir ;

  • Etc.

Opérer ce suivi dans un tableur Excel peut paraître envisageable de prime abord, mais même avec un faible volume de contacts vous serez vite dépassé(e).

Copier / coller d’informations, mauvaise lisibilité de la donnée, reporting inexistant, rappels à noter manuellement dans votre calendrier : votre capacité à vendre sera largement entravée.

Vous avez alors le choix entre plusieurs solutions, des outils CRM comme

La différence réside dans la complexité de la configuration et de l’utilisation de ces outils ainsi que dans leur prix.

Pour les gros CRM du marché, comptez plusieurs centaines voire milliers d’euros par mois pour une licence.

D’où notre penchant pour les solutions comme noCRM, accessible à partir de 16€ / mois et qui proposent des fonctionnalités largement suffisantes pour les TPE et les PME.

Ces logiciels de prospection vous permettent notamment de :

  • Créer des contacts, des entreprises et des opportunités en un clic ;

  • Planifier des rappels automatiques pour les appels, emails ou réunions à prévoir;

  • Créer votre pipeline de vente et en personnaliser chaque étape pour coller à votre processus commercial ;

  • Faire progresser simplement vos opportunités le long de votre pipeline ;

  • Obtenir des rapports clairs sur votre activité commerciale.

Ces outils offrent par ailleurs des intégrations avec d’autres applications.

Vous pouvez ainsi vous constituer un écosystème IT 100% interconnecté.

Enfin, si vous cherchez un outil de vente pour votre TPE ou PME mais que vous êtes un peu frileux, noCRM propose par exemple un essai gratuit de 15 jours, sans engagement et sans carte bleue requise.

2/ Gestion des devis

Une fois votre base de contacts en ordre, vous pouvez facilement suivre l’évolution de vos prospects et opportunités, et vous concentrer sur la vente.

Arrive donc le moment fatidique d’envoyer un devis ; le chemin de croix commence.

Vous copiez-collez un ancien devis au format Word.

Vous modifiez les lignes du tableau pour l’adapter à la prestation que vous cherchez à vendre.

La manipulation n’est pas aisée, la mise en forme saute, vous recommencez cinq fois.

Vous transformez votre Word en PDF. Vous envoyez le PDF par email.

Votre prospect négocie.

Les conditions et le devis changent et rebelote : vous modifiez votre Word, convertissez la nouvelle version en PDF et attendez patiemment que votre client imprime votre devis, le signe, le scanne et vous le renvoie.

Vous auriez eu le temps d’apprendre une langue étrangère en d’autres termes.

Ou vous auriez pu utiliser un outil comme Pandadoc, DocuSign ou HelloSign.

Pandadoc notamment vous permet de créer vos devis facilement et d’ajouter une signature électronique en bas de page.

Vous êtes informé en temps réel des personnes qui ouvrent et consultent vos devis, et vos clients peuvent les signer en un clic.

Par ailleurs, vous pouvez créer des modèles de devis réutilisables afin de ne pas avoir à réinventer la roue à chaque nouvelle opportunité.

Cela accélère donc considérablement votre capacité à clôturer des deals et évite à vos clients d’entamer leur relation avec votre entreprise sur une expérience en demi-teinte.  

 

3/ Gestion de la facturation, des paiements et de la comptabilité

Ce n’est pas le tout de vendre un produit ou un service, il est parfois difficile de collecter votre dû auprès de vos clients.

Assurer le suivi des factures, des paiements en attente (voire en retard), vous acquitter de vos obligations comptables et financières.

Plus d’un dirigeant de TPE ou PME se fait des cheveux blancs rien qu’à cette idée.

Il existe pourtant une pléthore d’outils permettant de faciliter la gestion de votre facturation et de votre comptabilité.

Nos deux préférés sont Tiime et Quickbooks.

Ce dernier en particulier transforme l’émission et le suivi de factures en un jeu d’enfant. Vous avez par ailleurs la possibilité de gérer votre comptabilité et notamment :

  • Le suivi en temps réel de vos recettes et dépenses (connexion avec votre banque) ;

  • La gestion des notes de frais ;

  • La gestion de la TVA ;

  • Le reporting automatique.

La boucle est bouclée, vous avez fini de transformer votre processus commercial. Ce n’était ni long, ni difficile, ni nécessairement coûteux.

Le plus compliqué sera certainement la gestion du changement auprès de vos équipes.

Transformation digitale des ventes : de l’âge du papier à l’âge du smartphone

On l’a vu donc, la transformation digitale des ventes passe par l’adoption de nouveaux outils et technologies, lesquels ont un impact sur vos processus.

Fini le papier ou les tableurs indigestes, les TPE et les PME ambitieuses ont intérêt à s’équiper et s’adapter pour réussir.

Mais attention : pour être efficace, un outil doit être à la fois simple à utiliser (autrement il prendra la poussière sur une étagère tout en faisant un trou dans votre porte-monnaie chaque mois), abordable et faciliter réellement votre quotidien.

C’est là l’objet de cet article : toute technologie n’est pas salvatrice, l’usage que vous en faites est la clé de votre succès.

Pour ceux d’entre vous que cela intéresse, on remet ici les outils que l’on conseille :

  • noCRM : logiciel de prospection et de gestion de pipeline

  • Pandadoc : logiciel de création de devis et de signature électronique

  • Quickbooks : logiciel de gestion de facturation et de comptabilité

 

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